从读书,到工作,都离不开时间管理,我相信只要不是属于无比随性的少数人,应该都有自己的体会。因为这件事情太重要了,它贯穿于每日的生活和工作之中。好久以前就[写过一点](/335)关于时间管理的体会,后来又[补充了一些](/4079),现在重新开一篇短小的文字,记录一点新的感悟。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:heading --> ## 变化 <!-- /wp:heading --><!-- wp:paragraph --> 随着年岁的增长,我却越来越感到时间管理这件事情在不断地变得更加重要,因为整体的事务数量和复杂度都提升了。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 关于其中的原因,我仔细思考过。大致上,在年纪轻一点的时候,兴许每天需要筹划实施五件事,但是现在呢,每天需要筹划实施十件事。相应地,年轻的时候,兴许可能这五件事里面,最终能完成三件;而现在,这十件事里面,也最多能完成五件,看似完成的更多了,却留下了更多的待办事项。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 那接着的问题就变成了,为什么现在的事情更多? <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 一方面是因为年纪增长,本身就需要承担更多的责任,比如需要处理孩子的事情,家人的事情等等,而这样的事情简直太多了。读书的时候,虽然忙,但是事情的类型相对单纯,而现在的忙,则是掺杂了生活、家庭、工作、学习等等各种各样类型的事情。我记得有一句话说,“成年人的世界里没有童话”,繁忙就是常态。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 至于另一方面,则是因为科学技术的发展,尤其是信息技术的发展,让一切都变得更可触及和可获得,因此我们的选择更多了,有精力去同时参与更多的事情。比方说,各种社交软件,就会不断打断你的进程,侵蚀你的时间。也许在十五年前,我只需要处理回复短信就可以了,现在我需要处理邮件、短信、微博、微信、Twitter……当然,作为一个社会人,这些也都是有各自的必要性的,我享受于置身其中,并不想成为那种抛弃世俗联络的人。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 除去上述原因外,我觉得还有一个有趣的因素,我越来越留意到,人的大脑总是更愿意和更擅长完成单纯的、排他性的活动。因此如果缺乏时间管理,很可能没有头绪,当即可以做的事情有一堆,自然而然产生畏难情绪,即便勉强做起来,也很可能瞻前顾后,很难专注。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 时间管理的一大目标就是把当前要做的事情清晰化,可能有十件事情要做,但是根据规划,当前只要做其中的两件就好了,这就让大脑觉得舒服得多,压力也更少。因此时间管理就是变得越来越重要。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:heading --> ## 策略 <!-- /wp:heading --><!-- wp:paragraph --> 于是,有些时间管理的方式方法就有了更重要的地位。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 比如说,安排优先级就是其中之一,记得很早以前看过一张四象限的图:重要+紧急,重要+不紧急,不重要+紧急,以及不重要+不紧急。有些事情就需要有更高的优先级,去立马完成;有些事情在当前可以拖一拖,但是随着时间的流逝,它会变得越来越重要。而有些事情则始终没有那么重要。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 再比如说,碎片化的时间,碎片化是时间管理的大敌,无论怎么安排,碎片化的时间就是很难做到高效利用,这是事实。因为当时间变得碎片,每一个碎片都需要使用大脑上下文切换的时间,这就降低了整体的实际时间利用率;更不要说在时间碎片中,我们往往具备软硬条件的各种限制,很难实施一些需要大块时间才能够做的事情。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 举个例子,在开车的时候,大脑往往具备一定空闲的份额,而这个份额可以用来接受适度的信息,我觉得听播客、听访谈就是一个不错的方式,我算是个喜马拉雅长期的用户。但是这种时间并不适合需要大量思考的行为,毕竟心不在焉着驾驶还是非常危险的。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 接着我想说的,是明确自己的能力范围,抓住主线事务。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 我以前犯过的错误之一,就是“野心太大”。这既包括想做很多方面的事情,最终可能很多都浅尝辄止;也包括在想把一件事情做到的程度上,过于激进,导致花了大量的时间,进度却很不令人满意。无论是哪一种,都和没有对于自己的能力准确识别有关。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 关于主线事务聚焦,其中一条重要的原则就是不要有太多并行的进程。具体说,每天都不要做太多的不同主要的事情,尤其是这些事情属于同一类型的时候,哪怕这些事情看起来可以在一天内完成。一般来说,需要耗费时间精力的事情,一天做个三、四件就已经是极限了。太多的事情会让完成的效率降低,或者会导致一些低级错误。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 举例来说,有时候和同事进行线上的1 on 1对话,可能讨论技术话题,可能讨论业务话题,可能讨论职业方面的内容……无论哪种,我的经验是,这样的活动,在每天不宜安排过多。就算它们中每一个都只可能占据半个小时的时间,但是一天的对话超过3个,哪怕加起来它们的总时长也哪怕只有两个小时,我发现大脑也会只保留其中的两三个,而自动模糊剩余的部分(换言之,只有最多两三个对话会留下足够深刻的印象)。类似的情况在做很多其它事情的时候出现,比如面试,比如参加类似的技术讨论会。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 究其原因,我觉得有两点。一点是很多活动看似只有一个特定的时间长度,但是却有一定的长尾效应。比如一个技术问题可能只讨论了半个小时,但是在这之后,大脑依然会时不时地想到它,并进行进一步的思考。这种有趣的现象其实很有用,有很多问题都是以这种方式想出来的。第二点是人脑具备一种特殊的排他性,这种排他性让自己在类似的情况短期内(尤其是一天)出现几次的时候,只有印象最深的两三个能被比较好地记住。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 最后,任务切分也是一个重要步骤。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 前面已经提到,时间管理的一大目标就是把当前要做的事情清晰化。因此对于一个模糊而复杂的事务,其中一个重要的步骤就是把它切分,切分成若干个可以完成的部分,这样去处理每一个部分都显得清晰而游刃有余。这有点像软件世界里面的项目管理,任务切分,我想,本质上是相通的。 <!-- /wp:paragraph --><!-- wp:paragraph --> 举个例子,前一阵子需要给孩子申请某一证件,这就需要若干材料,这些材料需要跑不同的地方(譬如要开证明,要在网上递交申请,要写邮件去获取文字材料等等),走不同的流程完成,而这些流程之间还往往存在依赖关系。这就可以把整个过程列出步骤1、2、3、4在笔记上,每次只从可以进行的步骤中选择当前能做的,之后等待流程完成以触发下一个流程,同时还需要订立提醒,以避免某个流程因为某些原因超时了,需要特殊的干预过程。这整个过程看起来,其实和一个工作流系统的设计非常相似,每次只关心一个工作环节,这一点也是非常有意思的。 <!-- /wp:paragraph -->
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